アポ取り：基本はテレアポ（即時性が高い）
- オープニング
挨拶と自己紹介
「こんにちは。○○株式会社の△△と申します。突然のお電話、失礼いたします。少しだけお時間をいただけますでしょうか？」
- アイスブレイク
ターゲット企業のリサーチを元に関心を引く話題を提供
「○○様の会社では、現在ITプロジェクトの人員調整や技術者の確保などでお困りのことはございませんか？」
- SESサービスの提案の前振り
「実は、弊社ではITプロジェクトにおけるエンジニアリソースの不足を解消するために、システムエンジニアリングサービスを提供しております。」
メリットを簡潔に伝える
「たとえば、即戦力となるエンジニアの派遣や、特定のスキルセットを持つ技術者を短期間でご提供することで、多くの企業様の開発スピード向上やコスト削減に貢献しております。」
- ヒアリング
相手の状況や課題を引き出す
「もし差し支えなければ、○○様の現状について少しお伺いさせていただけますでしょうか？」
質問例：
• 現在、ITプロジェクトにおける人員不足などで課題を感じていらっしゃいますか？
• 特に必要とされている技術分野やスキルセットはございますか？
• 繁忙期や大型プロジェクト時にエンジニアを確保する際、どのような手段をとられていますか？- アクション提案
具体的な解決策を提案する
「○○様のプロジェクトニーズに合わせ、弊社のエンジニアリソースをご紹介させていただきたいと思います。一度詳細をご説明するお時間をいただけないでしょうか？」
- アポイント提案
日程調整
「例えば、○○様のご都合が良いタイミングを教えていただければ、こちらで調整させていただきます。今週の木曜か来週の火曜、どちらかご都合はいかがでしょうか？」
- クロージング
お礼と次のアクション確認
「本日はお忙しい中お話を聞いていただきありがとうございます。それでは、○月○日にお伺いする形で進めさせていただきます。ご質問や気になる点があれば、いつでもご連絡ください。」
テレアポ一例
お世話になっております。突然のご連絡申し訳ございません。
私、コンパス株式会社の◯◯と申します。
SESの担当者様はいらっしゃいますでしょうか？
＜担当者に繋いでくれた場合＞
改めまして、私コンパス株式会社営業の天野と申します。
御社と同じく、弊社でもSES事業を積極的に行っておりまして
良ければ、一度お打ち合わせの機会をいただけませんでしょうか？
相手：ぜひお願いします。
ありがとうございます。そうしましたら、◯◯様のメールアドレス宛の日程の候補をお送りさせていただきますのでメールアドレスをご教示いただけませんでしょうか？
相手：◯△■@….jpです。
ありがとうございます。復唱させていただきます。（復唱）
それではこの後すぐにメールの方お送りさせていただきます。
ご担当者様は◯◯様でよろしかったでしょうか。
＜担当者が不在だった場合＞
弊社も、御社と同じくSES事業に力を入れておりまして、ぜひ一度お打ち合わせの機会をいただければと思っております。
担当者様が戻りましたら、000-0000-0000まで折り返しいただけますと幸いです。
お忙しい中、大変恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。
ポイント：
1. 事前リサーチを徹底企業の規模、業種、進行中のプロジェクト状況など、事前情報を収集しておくと、より具体的な提案が可能です。
2. 相手の課題を引き出す
相手のニーズや課題を丁寧にヒアリングすることで、適切な提案につなげられます。
3. SES特有の強みをアピール
• 即戦力のエンジニア提供
• 幅広いスキルセットへの対応
• 短期から長期まで柔軟な契約形態
4. アポイント日時の具体化
日程候補を絞って提示することで、スムーズに合意が得られやすくなります。
理由：フェイスブック、X、InstagramなどのSNS情報からWEB検索情報から人物情報を収集する→関係値の構築時に共通点を見出すor本人が興味を持っている情報を聞き出す興味引きなどに活用
アポイント時で重要なヒアリング項目：繋がりたい企業の場合は特に大事
当日の出席者のお名前を聞く。
名前を聞き取れなかった場合や、確認が必要な場合の対処法を把握しておくことも重要です。
落ち着いて丁寧に対応することがポイントとなります。
聞き取れない場合の対処法と確認の仕方
聞き直しのフレーズ
相手の名前が聞き取れなかったり、聞き逃してしまったりした場合は、以下のフレーズが使えます。「申し訳ございません、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」
「申し訳ございません。お名前の最初の部分をもう一度お聞かせいただけますでしょうか？」
大切なのは、率直に聞き直すことです。変に言い訳をせず、シンプルに聞き直しましょう。また、部分的に聞き取れた場合は、その部分を明確にして聞き直すとよいでしょう。
例えば、次のように対応します。
▼例文
「申し訳ございません。『田中』様とおっしゃいましたでしょうか。お名前の最初の部分をもう一度お聞かせいただけますでしょうか？」
漢字や読み方の確認
相手の名前が聞き取れなかった場合、以下のように漢字の表記や読み方を確認する方法もあります。「恐れ入りますが、お名前の漢字をお教えいただけますでしょうか？」
「失礼ですが、お名前の読み方を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
特に珍しい名前や、同音異義語がある名前の場合は、漢字や読み方の確認が重要です。
これにより、後々の書類作成や住所録への記入時のミスを防ぐことができます。
例えば、以下のように確認します。
▼例文
「田中様でございますね。大変恐れ入りますが、『田中』の『田』の字は、『田んぼ』の『田』でお間違いないでしょうか？」
名前を聞いた後の対応とメモの活用
相手の名前を聞いた後の対応も重要です。名前を正確に理解し、記録することで、その後のコミュニケーションがよりスムーズになります。
名前の復唱
相手の名前を聞いた後は、以下のように復唱しましょう。
▼例文
「佐藤様でいらっしゃいますね。承知いたしました」
名前を復唱することで、正確に聞き取れたかを相手に確認できます。また、相手に「きちんと名前を覚えてもらえた」という印象を与え、好感度の向上にもつながります。
メモの活用
ビジネスにおける電話対応では、相手の情報をメモすることが重要です。以下のポイントを押さえましょう。
・名前、部署、役職などを記録する
・メモを取る際は「少々お待ちください」と一言添える
名前だけでなく、部署や役職なども併せてメモしておくと、後々の対応がスムーズになります。例えば、「佐藤様 営業部 課長」といった具合です。メモを取る際は、相手に「少々お待ちください」と一言添えるのがマナーです。
例えば、次のように対応します。
▼例文
「佐藤様、営業部の課長でいらっしゃいますね。少々お待ちください。メモを取らせていただきます」
また、メモは後で見返してもわかるように、丁寧に記録することが大切です。特に、同音異義語がある名前の場合は、漢字も正確に記録しましょう。
特別な状況での名前の聞き方とその注意点
状況によっては、標準的な方法では名前を聞きづらい場合があります。この章では、そのような特別な状況での対応方法をご紹介します。
電話の最後に名前を確認する場合の対応
電話の途中で名前を聞くタイミングを逃してしまった場合や、最後にもう一度確認したい場合は、以下のようなフレーズを使用します。
▼例文
「大変申し訳ございませんが、最後にお名前を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
ただし、この方法は最終手段として考え、できるだけ電話の早い段階で名前を確認するよう心がけましょう。
プライバシーに配慮が必要な場合の対応
個人情報の取り扱いに敏感な方もいらっしゃいます。そのような場合は以下のように、名前を聞く理由を明確に伝え、相手の理解を得ることが大切です。
▼例文
「お客様対応の品質向上のため、お名前を伺っております。よろしければ、お教えいただけますでしょうか？」
また、必要に応じて、個人情報の取り扱い方針について簡単に説明することも有効です。
WEB打ち合わせの場合の事前準備
事前に行うこと
meetの設定（方法）
※背景画像の設定
案内メールの送信
アポイントが取れ次第、送信日時をアポイントの前日17：00にて設定する
※出社の場合、テレキューブの予約
○○株式会社
○○ ○○様
お世話になっております。
コンパス株式会社の○○でございます。
改めまして明日WEＢでのお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。
会議の日時、実施方法、緊急連絡先を記します。
何かございましたら、ご連絡ください。—–
日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～
実施方法：WEB
アクセス：URL
緊急連絡先：担当▲▲ 090-####-####〇月〇日はどうぞよろしくお願いいたします。
—–以上です。
署名
