営業に出る前に身の回りを整えましょう。
メラビアンの法則
メラビアンの法則とは、人と人とのコミュニケーションにおいて、何が影響を与えるかという心理法則です。この法則はあらゆるビジネスパーソンにおいて重要視されていて、ビジネスの基本と言えるものになります。
この図から分かるようにコミュニケーションにおいて、【見た目】が重要とされます。まずは、服装・髪型など目につきやすい部分５５％からチェックしましょう。
次に、姿勢や表情も信頼を得るためには重要な部分になります３８％
会話の中身やトークスキルを磨く７％前に、一度自分が相手に与える印象について客観的に見つめ直すことはとても大事だと思います。
持ち物について
持ち物についてチェック項目があるか？
PCのデスクトップ
PCのデスクトップがぐちゃぐちゃになっているビジネスパーソンをよく見ますが、皆さんは年間探し物にどれくらい時間を使っているかを把握していますか？
これだけ年間無駄な時間を費やすくらいなら、事前にパソコンを整理整頓できるようにしませんか？
こんなデスクトップだったら仕事できなさそうな感じがしますよね。
整理整頓マニュアル
不要なファイルを削除する
①一つずつ確認
デスクトップにあるファイルを一つずつ確認し、「これを本当に必要とするのか？」と自問します。
使っていないアプリや古いファイルは思い切って削除しましょう。
②ゴミ箱を空にする
不要なファイルを削除した後は、ゴミ箱も忘れずに空にしてください。
これにより、ストレージスペースも確保できます。
ファイルの分類
①カテゴリを決める
ファイルをどのように分類するかを決めます。例えば以下のようなカテゴリーがあります。
仕事関連: 提案書、レポート、メールなど。
プライベート: 旅行の写真、個人的なドキュメントなど。
プロジェクト別: 特定のプロジェクトに関連するファイルをまとめます。
参考資料: 参考になる資料やリンクを集めるフォルダ。
フォルダの作成
①フォルダ作成の手順
デスクトップ内またはドキュメントフォルダ内に、新しいフォルダを作成し、
先ほどのカテゴリに基づいて分けます。
②簡潔な名前を付ける
フォルダ名は、「2023年度」や「プロジェクトX」など、直感的にわかる名前を使いましょう。
アイコンの整理
①アイコン配置の工夫
デスクトップ上のアイコンをグリッドやラインに整列させます。均等に配置することで、視覚的にスッキリして見えます。
②サイズ調整
アイコンのサイズを変更することも可能です。
小さくして配置スペースを増やすのもひとつの方法です。
ショートカットの活用
①よく使うアプリやファイル
デスクトップにショートカットを作成し、よく使うツールにすぐアクセスできるようにします。
これにより、必要なものを素早く開くことができます。
定期的なメンテナンス
①頻度を決める
どれくらいの頻度で整理するかを決めます。
一ヶ月に一度の見直しを習慣にすると良いでしょう。
②整理のルールを設ける
ファイルを保存する際は、必ずフォルダに入れる、不要なファイルは即削除するなど、
ルールを作っておくと良いです。
整理ルール
定期的なメンテナンスは、デスクトップを常に整理された状態に保つために非常に重要です。
ここでは、具体的な整理のルールやポイントを詳しく説明します。
1.スケジュールを設定する
定期的なメンテナンスの頻度を決めましょう。一般的には、月に1回の見直しを推奨しますが、
使用頻度に応じて毎週や数ヶ月に一度など調整してください。
2. ファイルの整理
メンテナンスの際は、以下の点に注意してファイルを整理します。
未使用ファイルの整理
過去1ヶ月間に全く使わなかったファイルやアプリケーションを見直し、削除を検討します。
一時ファイルの処理
中途半端に残っているファイルや、プロジェクトが完了した際の一時ファイルは、
使い道がなくなった場合に削除します。
3. フォルダの見直し
作成したフォルダの中身を確認し、新しいファイルを適切なフォルダに移動させます。
また、類似のファイルが重複してないかもチェックし、整理します。
4. デスクトップのアイコン整理
アイコンが増えてきた場合は、重要度や使用頻度に応じて整理し、
新たにフォルダを作成することを考慮します。
例えば、「プロジェクト中」「重要アプリ」などのフォルダが役立ちます。
例: メンテナンスの月間スケジュール
| 週 | アクティビティ |
|————|————————————|
| 第1週 | 不要ファイルの削除 |
| 第2週 | フォルダの見直しと整理 |
| 第3週 | アイコンの整理 |
| 第4週 | 不要ファイルの削除 |
これらのルールを参考に、自分に合ったメンテナンス方法を見つけてみてください。
継続することで、より効率的な作業環境を築くことができるでしょう。
これらの手順を実行することで、デスクトップが整然として生産性が向上します。
整理のポイントは以下の４つになります。
①デスクトップに置くアイコンを決める
②ファイルはフォルダにしまう
③アプリをダウンロードするときは要注意：むやみにアプリをダウンロードさせない
④よく使うアプリはタスクバーにピン留め
番外編
❶定期的にチェックを行う
❷ファイル名を統一化する：検索しやすいファイル名にする（「日付」「顧客名」「商品名」「業務名」「バージョン名」「担当者名」など※全角・半角の判断基準も重要）
❸デスクトップの背景画像を統一させる：整理整頓しやすいデスクトップ背景にするなど
